Inför varje nytt konsultuppdrag är det viktigt att definiera förväntningar, rättigheter och skyldigheter i ett konsultavtal. Det kan ses som en självklarhet för många, men det är inte ovanligt att man glömmer inkludera viktiga aspekter i avtalet, även att man glömmer att ta fram ett konsultavtal innan uppdraget sätter igång. Vi tar hjälp av Victoria Kopylov som är CCO på PocketLaw, en plattform som hjälper företag hantera avtal och juridiska frågor digitalt. Victoria är själv jurist i grunden med lång erfarenhet av juridisk företagsrådgivning.
Varför är det viktigt att ha ett konsultavtal på plats?
Till skillnad från med anställda så finns det ingen lag som reglerar konsulttjänster. Därför måste man hantera detta i ett avtal så att det är tydligt för bägge parter vad konsulten ska göra, hur länge, uppsägningstid, vad kunden förväntar sig och om några särskilda begränsningar ska finnas. Annars är det okart vad som gäller.
Huvudregeln är att man är anställd när en person utför tjänster till ett bolag och av den anledningen är det också viktigt att ha ett tydligt konsultavtal på plats. Genom detta minskar man risken för felaktiga kostnader för både uppdragsgivaren och konsulten. För uppdragsgivaren kan det handla om att undvika inbetalning av sociala avgifter och för konsulten att betala inkomstskatt på hela konsultarvodet. Utan ett konsultavtal kan Lagen om Anställningsskydd (LAS) bli tillämplig, inklusive regler om uppsägning, omplaceringsrätt osv.
Vad bör ett konsultavtal innehålla?
Viktigast av allt är att tydligt reglera vad man köper av konsulten, det vill säga att definiera uppdraget. Detta bör inte bara innehålla faktiska uppgifter, som exempelvis att utveckla en design, utan också ett förväntat resultat. Genom att sätta rätt förväntningar – åt båda håll – minimerar man risken för att problem uppstår längre fram. Avtalet bör också reglera vem som ska utföra uppdraget – många konsultbolag har ju flera anställda.
En annan viktig sak är att reglera äganderätten till det som konsulten utvecklar, det vill säga immaterialrätten. Det är ju detta uppdragsgivaren betalar för och ska kunna dra nytta av i framtiden.
En tredje aspekt är konkurrensbegränsningar. Dessa dagar får många konsulter bred tillgång till olika system, data och företagshemligheter från uppdragsgivaren. I avtalet är det därför bra att definiera vad som gäller om konsulten väljer att gå vidare till konkurrenten efter avslutat uppdrag.
En fjärde punkt är att reglera hur en konsult ska arbeta genom tydliga säkerhetsföreskrifter, framförallt kopplat till informationssäkerhet. Detta är särskilt viktigt när man tar in ingenjörer eller andra med stor tillgång till tekniska system och data.
En ytterligare aspekt som minst sagt är en hygienfaktor är en tydlig sekretesskrivning.
Vilka är de vanligaste missarna?
Det vanligaste missen är helt klart att man glömmer att ingå ett konsultavtal eller att förlänga avtalet när det går ut. Då är man som uppdragsgivare helt oskyddad och löper risk för att konsulten tar vidare företagshemligheter och går till en konkurrent. En annan vanlig miss är att man behandlar konsulter som anställda och att de jobbar flera år för samma uppdragsgivare, mer eller mindre heltid. I dessa fall är det stor risk att Skatteverket och andra myndigheter inte skulle godkänna konsultupplägget (trots att det finns ett konsultavtal) utan hävda att uppdraget egentligen är en förtäckt anställning. Konsekvensen blir att uppdragsgivaren blir skyldig att betala sociala avgifter retroaktivt och konsulten belastas med inkomstskatt på hela konsultarvodet, plus att LAS gäller vilket gör det svårare att säga upp konsulten. En tumregel är att konsultupplägg inte bör vara längre än 1-2 år. Risken att en konsult ses som anställd minskar dock om konsulten har en giltig f-skattsedel under uppdraget.
Precis som med mycket annat så är det avgörande att man vet vad man vill uppnå, och att man skapar lämpliga avtal utifrån det. Det är mycket att hålla koll på, och just därför grundades PocketLaw, en digital plattform som förenklar juridiken för bolag. Via plattformen får man digital vägledning och kan skapa de avtal och policies man behöver helt digitalt.
Mer tips till dig som företagskund finns att läsa på vår blogg, exempelvis om hur ditt företag kan locka de bästa konsulterna, eller hur du kan öka innovationskraften i företaget med tillfälliga team.
